Causerie sur les Rencontres Mondiales du Logiciel Libre édition 2009 le 17 novembre 2009

Les « Causeries April » sont des interviews ou des discussions d'une durée d'une ou deux heures, sur un sujet donné.

La causerie du mardi 17 novembre 2009 à partir de 21 h avait pour thème « Rencontres Mondiales du Logiciel Libre édition 2009 » avec Annaïg Denis, présidente de l'édition 2009, Jean-Michel Boulet et David Yoteau, vice-présidents.

Ils ont répondu à vos questions concernant les RMLL 2009 à Nantes. Pour en savoir plus vous pouvez consulter le site de cette édition et les comptes-rendus des causeries précédentes sur les RMLL 2007 et les RMLL 2008.

Techniquement ça se passe sur le canal IRC #aprilchat sur le réseau GeekNode (port 6667 par défaut) et via Jabber XMPP sur le salon causerie@chat.jabberfr.org. Seul le modérateur et l'interviewé peuvent écrire sur le canal. Les questions doivent donc être posées au modérateur, qui les envoient sur le canal où l'interviewé y répond. Le modérateur est précisé à chaque causerie.

Le modérateur est là pour choisir la trentaine de questions susceptibles d'être traitées en une ou deux heures, de poser les plus demandées et de veiller à avoir des questions de tout niveau (du néophyte à l'expert).

Le compte-rendu de la causerie est publié après relecture par la suite. Vous trouverez le compte-rendu ci-dessous.

Modérateur : Bonjour à toutes et à tous, nous avons le plaisir d'accueillir ce soir pour notre seizième causerie April Annaïg Denis, présidente de l'édition 2009, et David Yoteau, vice-président, afin de répondre à toutes vos questions sur le thème « Rencontres Mondiales du Logiciel Libre 2009 ». Pour mémoire, les questions sont à envoyer en message privé aux modérateurs Yoann Nabat et Benoît Sibaud.

Nota bene : Jean-Michel Boulet, autre vice-président de l'édition 2009, a envoyé quelques compléments - rédigés avant la causerie - par courriel, incorporés a posteriori au compte-rendu de la causerie.

Modérateur : La causerie se fait simultanément via Jabber/XMPP et IRC, via le bot hellgate.

Modérateur : Merci à Annaïg (Scara) et David (davidyoteau) de répondre aux questions.

Annaïg : Bonsoir

David : Bonsoir

Modérateur :: Un grand nombre de questions ont déjà été posées concernant les éditions précédentes : voir

• Causerie April du 19 avril 2007 : Rencontres Mondiales du Logiciel Libre 2007
• Causerie April du 20 mai 2008 : Rencontres Mondiales du Logiciel Libre 2008

Modérateur : Qu'en est-il du nombre de participants dans le temps ? Est-il stable, en augmentation ou en diminution ? Dépend-il étroitement du lieu où ont lieu les RMLL ou est-ce un facteur négligeable ?

David : Le nombre de participants est croissant. Nous avons été 5500 cette année. L'augmentation de la fréquentation est stable (environ 1000 participants de plus par an).

Annaïg : en 2008 à Mont de Marsan il y avait eu 4000 personnes sur 5 jours et en 2007 à Amiens 3000.

David : Je ne pense pas que cela ait un rapport avec le lieu.

Annaïg : Je ne pense pas non plus.

David : Si cela avait été un facteur important, Mont de Marsan en aurait souffert et ça n'a pas été le cas.

Annaïg : On entend toujours des personnes dire que c'est loin pour elles avec la France à traverser mais au final il y a toujours de plus en plus de monde.

[Jean-Michel : Je pense qu'on a eu plus et qu'il y aura de plus en plus de visites et aussi de propositions de conférences. Ça devient un enjeu de faire une intervention aux RMLL. À mon humble avis, ça ne dépend pas de la ville, le libre devient à la mode. Les salles de 50 places ne suffisent plus à accueillir tous les visiteurs pour les thèmes techniques. Les universités ne peuvent plus assurer 20 salles de plus de 100 personnes en parallèles (j'y ajoute les salles d'orga). Il y avait 14 salles en parallèle au maximum pour le programme, pour 370 entrées d'interventions, 310 intervenants, avec 30% des conf en anglais.]

Modérateur : Pourquoi avoir fait les RMLL en même temps que le Guadec et l'Akademy (d'ailleurs regroupés cette année aux Canaries) ? Il n'y pas eu moyen de changer la date quand vous vous en êtes aperçus ?

Annaïg : On s'en est aperçu pas si longtemps que ça avant au final. Les dates dépendent de plus de la disponibilité des universités qui nous accueillent et de l'hébergement du CROUS. Il faut que les étudiants n'occupent plus les chambres universitaires. Mais il ne faut pas faire cela trop pendant les vacances, donc pas après le 15 juillet en gros. Nous n'avions donc pas trop le choix de la date, et elle avait été fixée définitivement en août 2008 il me semble.

Modérateur : Comment est constitué le budget des RMLL ? Est-il déficitaire ou pas ?

Annaïg : Réponse courte : il ne l'est pas. Réponse détaillée : côté entrées on a les subventions des collectivités, le mécénat privé et la participation au prix des chambres ou repas des participants. Côté sorties c'est essentiellement les frais de transport des intervenants, plus ce qui est nécessaire à la communication, l'organisation etc.

Cette année, avec nos problèmes d'organisation (on verra ça plus tard), le budget qui avait été réservé pour les intervenants n'a été consommé qu'à moitié donc nous sommes sûrs de ne pas être déficitaires. Mais ça n'est pas pour autant que nous serons excédentaires : nous nous attendons à ce que les collectivités ne nous donnent pas la totalité de la somme pour laquelle nous avions eu une promesse. Le budget sera à l'équilibre de toutes façons.

Modérateur : Cette année a connu des difficultés particulières apparues au dernier moment. Lesquelles ? Comment ont-elles été affrontées ? A-t-on égalé le record de 2001, où l'on a appris 72h avant l'ouverture des RMLL que, finalement, les participants ne pouvaient pas dormir dans la cité U ?

Annaïg : on a eu notre dose de problèmes cette année aussi : coté budget et coté locaux. Je vais parler du budget, je laisserai David vous parler des locaux. Nos budgets n'ont été validés que tardivement en raison des calendriers des collectivités locales (je vous passe les détails) et nous n'avons connu notre budget final grosso modo qu'en mai, qui était bien inférieur à ce que nous avions pu espérer au moment de notre candidature un an auparavant) : cela n'a pas facilité le travail des coordinateurs de thèmes qui ont fait vraiment beaucoup d'économies. Ce qui n'a pas empêché d'avoir un beau programme.

David : Côté locaux, ça été un échange très dur avec l'université de Nantes. Nous avons eu les locaux définitifs qu'un mois avant le début de l'évènement. Les contacts universitaires nous ont d'abord proposé la fac de lettres puis celles de sciences humaines puis re celles de lettres puis re sciences humaines pour enfin accepter de nous prêter les locaux de Polytech'Nantes. Pour l'organisation, il a fallu refaire les plans , les répartitions des salles de conf, refaire la liste des besoins qui changeait d'un bâtiment à l'autre. Mais l'équipe d'orga a su être très réactive et motivée.

Modérateur : Pouvez-vous donner une estimation chiffrée du nombre d'heures que vous avez passé personnellement à l'organisation de cet évènement ? Ainsi qu'une estimation plus globale d'une moyenne d'engagement en terme d'heures de travail, que chacun des acteurs a pu effectuer, en terme de préparation à l'évènement ?

Annaïg : Personnellement, j'y ai passé de plusieurs heures par semaine au début à plusieurs heures par jour : ça équivalent quasiment un mi-temps (et un plein temps sur le dernier mois). Pour les bénévoles de façon plus générale, cela dépendait vraiment de ce qu'ils avaient à faire et choisissaient de donner comme temps aux RMLL : il y avait un noyau d'une vingtaine de personnes minimum à travailler pendant l'année avant sur l'organisation, plus les coordinateurs de thèmes (17 thèmes).

David : Ça été pareil pour moi, je me suis libéré de mon travail les trois semaines avant l'évènement.

Annaïg : Ces personnes y passaient aussi plusieurs heures par semaine, avec une intensification au fur et à mesure que le terme approchait. Il y a eu quelques moments plus forts en activité dans l'année : la première fut la remise de la candidature de Nantes, puis celle des remises des dossiers de demande de subvention... et évidemment un mois avant le grand bouleversement du changement de lieu qui a eu des dommages collatéraux sur la restauration par exemple. En tous cas, il est clair que cela peut demander du temps en amont en plus de l'implication pendant les RMLL mêmes. Même si certaines personnes ayant prévenu qu'elles ne seraient disponibles que pendant les RMLL, nous leur avons trouvé une implication sur mesure. Une précision : nous avions une réunion mensuelle d'un après-midi pour l'organisation pendant l'année qui a précédé, rien que cela demandait une certaine disponibilité.

[Jean-Michel : Je n'ai rien noté. Les RMLL se montent comme une distribution GNU/Linux, chacun prépare son paquet en donnant ses dépendances et le noyau local doit assurer ces dépendances. C'est bô ! :-).]

Modérateur : Qui organise les RMLL ? Comment fait-on pour s'impliquer dans les RMLL ?

David : Comme vient de le dire Scara, ça commence par une candidature. Cette candidature est déposée par un GULL soutenu par d'autres associations. Cette année c'était le GULL Linux-Nantes et une trentaine d'associations partenaires qui ont déposé le dossier. Par la suite, (une fois le GULL organisateur choisi) tout le monde peut se joindre à l'organisation. Ça peut-être par le bouche à oreille ou simplement par prise de contact sur les différentes adresses de courriel de l'organisation. Les orgas se déplacent également sur les évènements comme la fête de l'Huma ou Solutions Linux. À ces occasions, des bénévoles se présentent spontanément.

Annaïg : Au final il y avait dans les 120 personnes bénévolement impliquées dans les RMLL cette année.

Modérateur : Une fois la manifestation terminée, le travail n'est pas terminé pour l'organisation. Que reste-t-il à faire ? Combien de temps cela prend il ? Combien de repos après ces journées ?

Annaïg : Pour le repos, il en faut clairement après les RMLL, c'est très éprouvant physiquement. J'ai mis un mois à m'en remettre... C'est dur de reprendre le travail à ce moment là. Sinon, sur ce qu'il reste à faire : nous sommes dans la clôture de la compta, il reste 2 3 notes de frais en cours mais les dépenses sont terminées.

David : Il y a l'impérativement urgent : le rangement !!! Et pour ça, il ne faut pas perdre la motivation des bénévoles sur les derniers jours.

Annaïg : Il reste alors à récupérer les subventions : certaines collectivités nous ont déjà fait une avance de la moité mais il faut leur présenter un bilan comptable propre et un bilan technique qui expliquent ce que l'on a fait. David a raison, la première chose à finir c'est le rangement qui nous a demandé du travail pendant 2h à peu près une fois que l'on quitte un lieu (la semaine a eu lieu à un endroit et le samedi à un autre). Plus 1 journée 1/2 la semaine d'après pour finir le rangement et ménage, et rendre tout ce que l'on a pu se faire prêter.

[ Jean-Michel : Repos ? Du travail surtout ! Je me rappelle que depuis le 14 juillet, j'ai dû prendre 3 week-ends seulement (pas de vacances). J'ai dû ramer pour assurer le chiffre d'affaires.]

Modérateur : Où auront lieu les RMLL 2010 ? Pourquoi ce choix ? Pourquoi ne pas ouvrir les RMLL à d'autres villes européennes ou bien, soyons fous, hors Europe ? pour justifier le M des RMLL.

David : Elles auront lieu à Bordeaux. Le choix se fait au sein du comité des RMLL dont Annaïg et moi faisons parti (Benoît y était au moment du vote de la ville). Pour 2010, il y avait deux candidats : Bordeaux et Toulouse.

Annaïg : (le comité est constitué des (vice)présidents des anciennes éditions sur 4 ans, plus des représentants de l'April et de l'AFUL).

David : Après étude des dossiers (et quelques retards) nous avons finalement choisi Bordeaux. Pour 2011, c'est Strasbourg qui a été sélectionne. D'ailleurs, pour l'ouverture à d'autres villes européennes, nous avons eu quelques discussions sur le sujet avec Wilfried Estachy (membre de l'orga de 2011). À voir si le comité reçoit des candidatures de ce type.

Modérateur : Bien que Bordeaux ait l'expérience des RMLL, est-ce que d'une manière générale, l'organisation future travaille avec l'organisation actuelle pour fluidifier le passage de relais et capitaliser ? (un peu à la manière des présidences de l'UE)

Annaïg : En fait l'organisation de Bordeaux (et Strasbourg aussi) a déjà travaillé pendant les RMLL 2009 à Nantes. C'est d'ailleurs une des raisons pour lesquelles les villes sont choisies plus d'un an à l'avance : non seulement une organisation a besoin de temps pour tout organiser en local mais cela permet aussi de participer à l'organisation des éditions précédentes donc l'organisation actuelle de Bordeaux des RMLL a pu voir de quoi il en retournait en 2009. Des personnes participent à l'organisation d'années en années d'ailleurs, ce qui permet de faciliter la tâche de chacune des organisations. Le comité des RMLL d'ailleurs sert à sélectionner une ville mais est aussi là pour répondre aux questions des organisateurs de l'année n. Tout n'est pas repris à zéro d'une année sur l'autre, même si chaque ville a ses particularités.

Modérateur : Les RMLL abordent uniquement le logiciel ? Est-il question de traduction ? De documentation ?

Annaïg : les RMLL vont effectivement au delà du logiciel. La traduction et la documentation et plus généralement les projets libres peuvent être abordés dans le thème Communauté. Mais on va aussi pouvoir trouver des thèmes sur lesquels la philosophie du Libre a déteint : la musique et l'art libre tout d'abord, sinon la publication et le partage du savoir ont été proposés cette année pour la première fois.

Modérateur : Dans notre pauvre ouest paysan :-) on connaît assez mal les autres passionnés du libre ; ça aurait pu être intéressant de récupérer la ville sur le formulaire d'inscription pour mettre tout le monde en contact, non (ne serait-ce que pour le transport) ? Est-ce que ce genre d'idées a été débattu ?

David : Pour mettre tout le monde en contact avant et après les RMLL il y a la liste participant (participant chez rmll point info). L'intégration de « bison vert » (site de covoiturage) date de 2008 et de la nécessité observée sur cette liste. En ce qui concerne la ville dans le formulaire d'inscription, la base des inscrits n'est pas communiquée donc même si leur ville était renseignée, cette information ne serait pas exploitable.

Annaïg : L'organisation des RMLL est effectivement soucieuse de ne pas exploiter les informations données lors de l'inscription qui ne servent que pour faire le badge de chacun et gérer ses commandes.

Modérateur : Pourquoi va-t-on aux RMLL ? Quel est le public : des vrais gens ou des geeks ? Il s'y passe quoi ?

Annaïg : Ce qui est justement intéressant avec les RMLL c'est la mixité du public. Les RMLL sont le rendez-vous de la communauté du Libre donc on va bien sûr trouver des développeurs de Logiciels Libres ainsi que toute personne faisant partie de la communauté du Libre (traducteurs, beta-testeurs mais aussi utilisateurs). Il y a ensuite un public professionnel qui vient faire de la veille dans son domaine de spécialité, donc plus attaché aux thèmes techniques. Et ensuite des personnes axées sur les usages : on pense par exemple au monde de l'éducation / éducation populaire, qui est un des gros thèmes historiques des RMLL. Et finalement il y a le grand public local : si les RMLL changent de ville régulièrement, c'est aussi pour mettre en évidence le Logiciel Libre au niveau local que cela soit pour les professionnels, collectivités et le grand public. Une journée a été dédiée à ce dernier en 2009, le samedi, journée qui s'est tenue dans un lieu touristique et culturel de Nantes en centre ville afin de pouvoir plus facilement approcher ce public. L'année prochaine, Bordeaux lui réservera 2 jours (les RMLL 2010 seront sur 6 jours).

Modérateur : En parlant de mixité : combien de filles et de mineurs dans l'équipe d'orga des RMLL ? combien de filles et de mineurs parmi les visiteurs ?

David : Coté orga, on peut compter la présidente, la responsable de l'accueil (Aude), la chef du village (Marie), notre chargée de com' (Uty), etc. L'équipe d'orga était presque paritaire.

Annaïg : coté coordinateurs de thèmes, sur une trentaine il y avait 4 femmes il me semble.

David : Pour les mineurs, nous en avions deux je crois. La fille de Marie et un jeune strasbourgeois.

Modérateur : Pourquoi on ne chante plus la Free Software Song lors du repas du libre ?

Annaïg : ils avaient peut-être peur qu'il se mette à pleuvoir à Nantes :) (on a le droit d'appeler un ami ?)

Modérateur : Annaïg, vu les questions qu'ils posent, vaut mieux pas appeler un ami :)

David : Bip.....Bip.....Bip.....crrrch

Modérateur : En matière de communication (sous toutes ses formes), que pensez vous avoir bien fait et mal fait ? Qu'aviez vous imaginé que vous n'avez pas pu faire ? Que feriez vous différemment ? Quels éléments de communication ont été déterminants et quels sont ceux qui se sont avérés inutiles au final ?

Annaïg : Cette année, par rapport à ce que nous avions imaginé, la communication a dû être réduite : le dossier de presse que nous comptions communiquer plusieurs mois à l'avance ne l'a été que début juin. Il y avait de prévu une présentation des locaux dedans... chose qui nous était difficile tant que nous n'avions pas l'information finale. Et l'approche de la presse locale a elle aussi été ralentie du coup. Nous avons malgré tout obtenu une couverture correcte au niveau national (sites web plus ou moins spécialisés) et locale (radio, tv, presse papier). Mais nous avions espéré pouvoir faire encore mieux. Sinon, la ville de Nantes a bien relayé les informations sur ses divers outils/média ce qui nous a donné une bonne publicité : écrans géants, panneaux lumineux, site web, banderolles, etc. On a aussi eu des déboires avec les affiches et flyers que l'on a du refaire x fois : un des éléments graphiques était un fond de carte OSM centré sur le lieu que nous pensions initialement occuper. Quant à savoir ce qui a été utile ou inutile, on ne peut jamais vraiment le savoir. Pour finir, si c'était à refaire, je pense que l'on n'intégrerait pas le lieu comme élément de communication que cela soit au niveau informations que graphique. Mais cela n'était pas prévisible.

Modérateur : Est-ce que c'est difficile de faire la communication des RMLL auprès des médias régionaux ?

Annaïg : Pour tout ce qui est radio et tv associatives, cela ne nous a pas posé problèmes : ils ont été réceptifs quand nous les avons sollicités étant déjà en contact avec eux. Pour la presse papier locale, nous avions un contact via le coté entreprise du Logiciel Libre pour le quotidien majeur local (que je ne citerai pas), ce qui a facilité sa venue pour la couverture locale. Par contre, la TV locale, France 3 pour ne pas les citer, ne nous a pas trouvé pertinents de faire venir une équipe : peut-être n'avons nous pas été assez loin dans la vulgarisation de l'événement pour avoir ce genre de couverture. Et finalement, pour les médias dépendant des collectivités, c'est intimement lié aux contacts que l'on a avec eux : certains ont été très réceptifs, d'autres moins. Pour finir, c'est vrai que c'est un gros travail que la communication locale, on ne s'en sort pas trop mal mais cela aurait pu être mieux. Mont de Marsan avait fait un très joli travail avec la presse papier locale d'ailleurs l'année passée.

[Jean-Michel : Il faut bien connaître le milieu... les milieux (collectivités, université, journalistes, les cultureux, ...) pour le noyau local.]

Modérateur : Quelles ont été vos relations, s'il y en a eu, avec les GULL étrangers ? En avez vous sollicités ? Pour quelles activités ? Ont ils été réceptifs à l'évènement ?

Annaïg : Nous avons sollicité la FSF Europe lors de la Braderie de Lille à laquelle ils étaient venus, pour qu'ils viennent aux RMLL : ils ont tenu un stand sur le village associatif et ont été ravis de la manière dont cela s'est passé. Sinon pour le village associatif nous n'avons pas réellement sollicité de GULL étrangers. Et coté intervenants, ils étaient sollicités individuellement, chaque coordinateur gérant son thème.

Modérateur : Quels enseignements tirez-vous de cette expérience, quels conseils voudriez-vous donner aux futurs organisateurs de tels événements ?

Annaïg : L'enseignement qui était prévisible, c'est qu'il faut plus d'un an pour préparer les RMLL, et c'est d'ailleurs pour ça que les villes accueillant les RMLL en 2010 et 2011 ont été choisies 1 an 1/2 et 2 ans 1/2 en avance.

David : Un conseil simple pour les années suivantes : une bonne orga c'est une équipe soudée !

Annaïg : Une équipe soudée et résistante.

[Jean-Michel : Vous prenez des risques relationnels avec toutes les personnes avec lesquels vous échangez et travaillez pour monter un tel projet. Ces risques peuvent être bénéfiques, un peu, ... mais surtout nos relations de cette années auraient pu nous _miner_ complètement (même professionnellement) si nous n'avions pas réussi à monter la manifestation... Enfin, c'est toujours des enjeux d'équi-libristes... l'engagement... quand tu nous tiens.]

Modérateur : Le mot de la fin ? Quelque chose à ajouter ?

David : Merci à tous d'être venus à Nantes cette année et rendez-vous à Bordeaux en juillet 2010.

Annaïg : Que de participer à l'organisation des RMLL 2009 à Nantes reste une très bonne expérience, un très bon moment qui a été possible grâce à une équipe de bénévoles qui a été extraordinaire : motivée, endurante , etc. Rendez-vous à Bordeaux du 6 au 11 juillet prochain.

Modérateur : Merci encore. Merci à LinuxFr.org pour la collecte d'une partie des questions. Merci à tankey, Ludovic Pénet, patrick_g, zero heure, Florent Zara, chaica, Misc, Polux, Poupoul2 et madix pour les questions. Et bonne nuit à tous.

Modérateur : La prochaine causerie aura lieu bientôt, sur un sujet à déterminer :).