Causerie du 5 mars 2009 sur le groupe « Animation »

Causerie du 5 mars 2009 sur le groupe « Animation » (qui travaille à l'animation de la communauté des membres de l'April) et sur le projet de « refonte des méthodes et outils internes ».

Les « Causeries April » sont des interviews ou des discussions d'une durée d'une ou deux heures, sur un sujet donné.

La prochaine causerie aura lieu le jeudi 5 mars 2009 à partir de 21h sur le thème « Causerie sur le groupe « Animation » (qui travaille à l'animation de la communauté des membres de l'April et) sur le projet de « refonte des méthodes et outils internes », avec Xavier Antoviaque, responsable du groupe « Animation » et Frédéric Couchet, délégué général.

Techniquement ça se passe sur le canal IRC #aprilchat sur le réseau GeekNode (port 6667 par défaut). Seul le modérateur et l'interviewé peuvent écrire sur le canal. Les questions doivent donc être posées au modérateur, qui les envoient sur le canal où l'interviewé y répond. Le modérateur est précisé à chaque causerie.

Il est aussi possible de transmettre à l'avance (notamment si vous ne pouvez pas assister à la causerie en direct) des questions au modérateur par courriel à l'adresse causerie@april.org.

Le modérateur est là pour choisir la trentaine de questions susceptibles d'être traitées en une ou deux heures, de poser les plus demandées et de veiller à avoir des questions de tout niveau (du néophyte à l'expert).

Le compte-rendu de la causerie est publié après relecture par la suite.

Le public peut suivre la causerie en direct sur IRC ou via une page web, et a posteriori en lisant le compte-rendu.

Comment se connecter par IRC ?

Wikipedia fournit une longue liste de clients IRC, dont beaucoup sont des logiciels libres. Il existe des clients en application séparée, sous forme de plugin/greffon pour navigateur web, des outils de messagerie instantanée supportant le protocole IRC, etc.

Le jeu de caractères retenu pour les causeries est l'UTF-8, histoire d'éviter tout mixage de jeux de caractères et pour faciliter la publication du compte-rendu a posteriori.

Quelques tutoriels :

• plugin/greffon pour navigateur Mozilla/Firefox Chatzilla
• client IRC Konversation
• client IRC XChat

Compte-rendu de la causerie

Les questions sont en gras.

Ludovic : Bonjour à toutes et à tous, nous avons le plaisir d'accueillir ce soir pour notre quatorzième causerie April Xavier Antoviaque, responsable du groupe « Animation » et Frédéric Couchet, délégué général pour répondre à toutes vos questions sur le thème « groupe "Animation" et projet de "refonte des méthodes et outils internes" ». Pour mémoire, les questions sont à envoyer en message privé aux modérateurs Ludovic Fauvet et Benoît Sibaud.

Xavier : Bonsoir

Ludovic : Xavier, peux-tu nous présenter le groupe de travail « animation » ?

Xavier : Avec plaisir

Le groupe animation est relativement jeune dans l'histoire de l'association, il a quelques mois maintenant.

Il a été créé l'été dernier, en réponse à une demande de Frédéric Couchet et suite au fort grossissement d'effectifs qu'a connu l'April récemment. D'une petite association où tout le monde se connaît, l'April est devenue une association comptant plus de 4 300 membres à ce jour. Ce qui a des conséquences assez directes sur la manière dont on peut s'organiser en tant que bénévoles - il faut revoir la manière dont on intègre les membres dans l'action.

À plus de 4 000 membres il est impossible de tous se connaître. Le groupe animation a donc pour vocation de réfléchir, avec l'ensemble des personnes impliquées dans l'organisation, à la manière dont on travaille. On a rédigé plusieurs documents d'état des lieux, de nombreuses propositions, et on s'attache également à suivre et à faciliter les actions sur lesquelles on réfléchit..

Ludovic : Frédéric, peux-tu nous présenter le projet de « refonte des méthodes et outils internes » ?

Frédéric : Le lancement de ce projet fait notamment suite à l'explosion récente du nombre d'adhérents et de la diversité des adhérents. Ainsi en moins de deux ans nous sommes passés de 450 membres à plus de 4 300 et les nouveaux adhérents sont principalement des non informaticiens. Or, l'April utilise depuis longtemps des outils de travail interne (pour la création du site web, pour les échanges...) qui sont principalement conçus par et pour des informaticiens. En outre on a empilé différents outils de travail rébarbatifs, multiples, inadaptés et certains outils sont manquants. On a donc estimé qu'il était important de faire une « pause » pour réfléchir à nos outils internes et également à nos méthodes de travail. Le projet de refonte vise donc à adapter nos méthodes et outils en partant des besoins et des usages des membres de l'April pour améliorer le fonctionnement global de l'association. Nous avons estimé que c'est le projet interne prioritaire et structurant pour 2009.

Ludovic : Xavier, professionnellement tu fais quoi dans la vie ?

Xavier : Je m'occupe de communautés en ligne (on appelle ça « community manager »), en particulier dans le domaine du jeu vidéo. Ce qui signifie que je suis chargé de veiller à ce que les communautés dont j'ai la charge aient les outils, méthodes et moyens de se former, de se faire entendre et de collaborer. Ça va de la simple modération de forums ou listes de discussion à l'implication dans le développement des jeux eux-mêmes.

Il y a des points communs assez forts entre les communautés de jeu vidéo et celles que l'on peut trouver dans le libre (l'éthique en plus !), ce qui permet de mettre à disposition de l'April une expérience à gérer des problématiques similaires.

Ludovic : Le groupe animation a écrit une règle de bon usage des listes de diffusion. Quels sont les changements à prévoir sur les listes april ? Modération ? etc.

Xavier : Ce type de charte, qui n'est pas inconnu à ceux qui fréquentaient Usenet ou certains gros forums/listes de discussion, permet surtout d'avoir un point de référence sur les règles de bon usage. Quand on commence à être nombreux sur des listes de discussion, un certain nombre de problèmes apparaissent très vite. Plus de « bruit » (discussions sans rapport avec l'objet de la liste de discussion), la parole est accaparée par un petit nombre d'individus, l'ambiance même peut se dégrader si on n'y prend pas garde.

Avoir une charte permet de visualiser plus facilement les règles communes sur lesquelles les membres se sont mis d'accord. Même si tout le monde ne la lit pas, quand les choses deviennent problématiques, il est plus simple de rappeler à l'ordre les fautifs.

Quant à la modération, ce n'est actuellement prévu que pour une nouvelle liste de discussion qui devrait bientôt voir le jour, info@april.org, destinée à n'accueillir que des informations « pertinentes », laissant le rôle de lieu de discussion plus général à april@april.org.

Ludovic : Pourquoi des listes de diffusion plutôt qu'un forum ? Les listes de diffusion compliquent l'accès à l'info, est-il envisageable de passer à un forum ?

Xavier : Effectivement, les listes de discussion sont très utiles pour un public restreint ou essentiellement informaticien, par contre elles s'avèrent vite contreproductives lorsque le volume grossit. Avoir des forums April fait partie des propositions du groupe animation. Cependant, il est important de ne pas « casser » la dynamique en place, en forçant le déplacement vers des forums ou en coupant la communauté en deux entre ceux qui préfèrent les forums et ceux qui préfèrent les listes de discussion.

C'est la raison pour laquelle on étudie la mise en place d'un forum doté d'une passerelle vers les listes de discussion : les messages postés sur le forum apparaîtraient sur la liste de discussion, et vice versa (Fudforum).

Frédéric : Vive les newsgroups :)

Xavier :Ahah - oui, les newsgroups peuvent être utiles pour ce genre de cas - malheureusement ils ne correspondent pas aux usages dominants et sont donc plus difficilement accessibles aux non informaticiens :)

Ludovic : Comment décrirais-tu la « communauté April » ? Peux-tu tracer son portrait ?

Xavier : Je la trouve assez typique d'un projet libre vivant, même s'il ne s'agit pas de développer un logiciel. Il y a un noyau dur très actif et impliqué, principalement composé du conseil d'administration (CA) et des permanents. De l'autre côté, il y a un large public, plus ou moins impliqué, plus ou moins au courant de ce que fait le noyau dur, mais qui partage un large panel d'objectifs et de valeurs. Entre les deux, il y a un certain nombre de « facilitateurs », qui font le lien entre les deux extrêmes - on peut principalement mettre ici les membres des groupes et leurs responsables.

Ludovic : Quelles sont les priorités que le groupe animation s'est fixées ?

Xavier : On a récemment à peu près bouclé la première priorité, qui était de dresser un état des lieux cohérent et en accord avec les volontés et besoins des divers acteurs en présence. Actuellement, la priorité est de prendre certaines des propositions que nous avons faites, et de s'attacher à les suivre pour les aider à aboutir. Le plus prioritaire de ses projets étant de mettre en place un outil de gestion des tâches. L'idée étant de faciliter la gestion des projets que les responsables (et le CA/permanents) mènent, ainsi que de permettre à ceux qui veulent s'impliquer de trouver quelque chose à faire, en fonction de leur temps disponible, de leurs compétences et de leurs intérêts.

Frédéric : cette partie rejoint le projet de refonte des méthodes et du système d'information (SI).

Xavier : Il s'agit actuellement de faire des tests sur un outil particulier (bugzilla), de manière a gagner de l'expérience et affiner l'expression de besoins faite par les responsables de groupes lors de l'AG pour ensuite faciliter le projet plus global dont va certainement parler Frédéric.

Ludovic : Comment créé-t-on un groupe de travail ? C'est quoi un groupe de travail April ? Les binômes et suppléants ont fait leur apparition récemment. À quoi servent-ils ?

Xavier : C'est effectivement un point qui était relativement obscur, et qu'on a cherché à clarifier. Le processus est désormais décrit sur le wiki http://wiki.april.org/w/Charte_des_groupes. Il suffit de suivre ce qui y est décrit et, avec un peu de motivation, un groupe peut être créé relativement simplement, sans spécialement de connaissances préliminaires sur le fonctionnement de l'association. Les binômes et suppléants sont là pour assister le responsable dans sa tâche.

On avait fait le constat que de nombreux groupes étaient créés et s'éteignaient quelques mois plus tard, une fois la motivation du départ partie. Il y a un certain nombre de raisons à cela - les responsables étaient parfois un peu seuls à affronter leur tâche. Le suppléant aide à se sentir moins seul ;p et surtout, l'activité d'un groupe ne se retrouve pas paralysée par l'absence temporaire du responsable.

Un autre souci était d'assurer le lien avec le CA - il est tellement actif qu'il est parfois un peu difficile à suivre de l'extérieur ;p. Le binôme, qui doit être un membre du CA, permet d'assurer ce lien, de faire passer les informations, de suivre l'activité du groupe pour en rendre compte au reste du CA, et de fournir l'aide dont peut avoir besoin le groupe.

Ludovic : Comment permettre à un adhérent de participer ?

Xavier : S'il s'agit des groupes, actuellement le plus simple est de contacter le responsable ou le suppléant - ils sont les mieux placés pour indiquer ce qu'il y a à faire. Et l'objectif actuel, avec la mise en place du système de gestion de tâches, et de rendre cette information immédiatement accessible, sans nécessairement avoir besoin de contacter quelqu'un. Ça peut être utile si on a juste quelques heures devant soit !

Ludovic : Comment mettre en valeur les actions des groupes de travail ?

Il y a déjà des actions dans ce sens - Fred demande par exemple régulièrement aux groupes de travail s'ils ont quelque chose à ajouter dans la lettre interne, qui est envoyée à tous les adhérents. Mais il y a aussi une action volontaire du responsable de groupe à encourager - par exemple en postant de temps en temps dans la liste april@ (ou la future info@). Ou en faisant une causerie sur le groupe :).

Il n'y a d'ailleurs pas que les groupes à mettre en valeur. L'action des bénévoles mérite une attention particulière - on fait certes notre boulot par idéal et par passion, mais ça fait toujours plaisir d'être cité ou simplement remerciés.

Ludovic : Quels sont les points forts et les points faibles de l'animation au sein de l'April actuellement ? Quelles sont les bonnes pratiques au sein d'autres structures ?

Le gros point fort de l'April s'est sa forte capacité d'action. Ça montre l'exemple et entraîne les membres à agir, ne serait-ce que parce qu'il y a toujours quelqu'un qui bosse dix fois plus que soi ! Un autre point fort, c'est l'attention qui est portée aux adhérents - ils sont toujours pris en compte dans les décisions, et c'est une structure particulièrement démocratique.

Un point faible que j'ai rapidement évoqué plus haut, c'est le caractère obscur que peut parfois avoir l'April - il y a tellement de choses entreprises à la fois qu'il est très difficile pour un adhérent qui n'y consacre pas beaucoup de temps d'être correctement informé. On est un peu noyés dans l'information et il est un peu dur de s'y retrouver.

Aussi, de par les origines nettement technophiles de l'association, les choses ne sont parfois pas pensées pour les non-développeurs. Cependant, et c'est la grande force de l'April, ces défauts sont connus, et les résoudre constitue une priorité. L'April s'améliore d'année en année, et je suis assez confiant :).

Ludovic : Faire travailler ensemble des bénévoles et des permanents est-il facile ?

Ce n'est pas forcement très difficile - ça demande juste de s'adapter et de garder en tête les différences, notamment en termes de temps disponible. Dans le cadre de mon travail, le plus gros souci que je rencontre à ce sujet est la frontière psychologique que certains mettent entre une personne rémunérée à temps plein et un bénévole, qui est vu comme un « extérieur ».

Dans le monde du logiciel libre, on est très habitués à la présence de bénévoles, qui sont beaucoup plus valorisés et intégrés aux méthodes de travail. Au sein de l'April, les difficultés sont plus liées au brusque changement d'échelle que d'une conception désuette du bénévole.

Ludovic : Quel a été l'impact du nouveau site ?

Xavier : Le nouveau site a clairement favorisé la mise en ligne de contenu, par exemple les revues de presse. Je pense que Fred aura certainement des éléments intéressants là dessus, mais à mon niveau l'intérêt principal que je vois, c'est l'amorce d'une simplification des contributions sur le Web.

Frédéric : Il y a plus de contributeurs sur le site qu'avant, un adhérent qui participe à une conférence peut facilement annoncer l'évènement sur le site. Le nouveau site a clairement un impact positif. Ceci dit, nous n'utilisons pas encore à fond les possibilités offertes par Drupal (le « moteur » du site) et donc nous avons entamé les réflexions sur une version 2 du site pour pleinement profiter de la puissance de l'outil. En 2008, l'April a changé de logo et de moteurs pour son site web et son wiki, ça montre que nous prenons acte de certaines limites à un moment et que nous les traitons comme il se doit.

Ludovic : Frédéric, « Refonte des méthodes, procédures internes et SI » c'est un peu long comme nom. Un nom plus court ne serait-il pas préférable ?

Frédéric : bien sûr, j'ai d'ailleurs demandé au groupe animation des suggestions

Xavier : Ahaha :)

Frédéric : la seule que j'ai eue pour le moment provient de Benoît : uSIt (pour usité / use it, et SI dedans). Au pire, après gDTC (l'outil de gestion des adhérents) et GPT (l'outil pour la plateforme de campagne du Pacte du Logiciel Libre lors des prochaines élections européennes) je trouverai un acronyme sympa ;) (ces deux acronymes ne viennent pas de moi).

Ludovic : Où en est-on dans la « pause » pour réfléchir à nos outils internes et également à nos méthodes de travail ? Quelles sont les prochaines actions prévues ?

Frédéric : déjà, point fondamental, le conseil d'administration a acté que ce projet était un projet structurant pour 2009 et donc qu'il fallait y consacrer des moyens. Moyens veut dire notamment du temps des permanents et aussi le recrutement d'un stagiaire longue durée (6 mois) pour apporter un support technique. On a déjà fait passer une dizaine d'entretiens.

Les premières actions ont été notamment : informer les responsables de groupes de travail et le groupe animation car ils sont évidemment concernés ; faire le point sur les actions d'ici aux RMLL (juillet 2009) pour les classifier par priorités opérationnelles, permettant ainsi de se concentrer sur ce qui est important et de libérer du temps pour travailler sur le projet de refonte ; commencer à réfléchir à l'usage de certaines méthodes comme par exemple les points forts et points de vigilance (ex : http://wiki.april.org/w/Points-Forts-Points-de-Vigilance-Primevere-2008) s'obliger à documenter tout en réalisant les actions, ...

Parmi les prochaines actions : recrutement du stagiaire, mise en place d'une plateforme technique nécessaire pour tester des outils, expression des besoins et des usages. Un premier point d'avancement sera fait à l'occasion de la réunion des membres prévue pendant les RMLL (à Nantes, en juillet 2009).

Ludovic : Sur quoi vont porter les efforts de la refonte, précisément ?

Frédéric : l'amélioration des outils pour notamment les rendre accessibles à la grande majorité des membres de l'April, qui ne sont pas des informaticiens. Une refonte du site web pour améliorer l'accès à l'information, permettant de s'y retrouver plus facilement. Un point important concernera la documentation des processus et des outils pour ne pas dépendre des personnes actives à un instant t. Améliorer les méthodes de travail pour gagner en efficacité.

Ludovic : Documenter ce n'est pas un peu pénible ? Les développeurs savent (ou pas) que « la qualité d'un logiciel se mesure au poids de sa documentation », mais ce n'est pas pour ça qu'ils aiment documenter. Et les non-développeurs n'apprécient guère plus :).

Xavier : Ça dépend - documenter, ce n'est pas forcément écrire directement un livre. Ça peut simplement être commencer une page wiki, en y recopiant un bout de discussion pour démarrer. Ou améliorer une page existante en y rajoutant des éléments qu'on sait manquants.

Frédéric : ce n'est pas spécialement amusant de documenter, mais ça permet de garder une trace de ce qui est fait, de transmettre une façon de travailler qui peut être améliorée par d'autres.

Xavier : Dans le travail bénévole, l'écriture encyclopédique figure parmi les types de contributions les plus fréquentes, après la simple discussion sur un forum ou une liste de discussion.

Frédéric : quand on est tout le temps dans l'action, le fait de documenter permet aussi de se poser de bonnes questions sur notre façon de travailler, et avec un bon corpus de documentation on facilitera l'implication de nouveaux actifs.

Ludovic : Quel impact cette refonte aura-t-elle sur les membres ?

Frédéric : L'un des objectif est de faciliter l'information et l'implication des membres. Aujourd'hui, certains outils peuvent être bloquants pour des membres (par exemple les traducteurs se plaignent du site web). Un adhérent qui veut s'informer ou s'impliquer doit pouvoir le faire avec le moins de contraintes possibles. On espère que la refonte des outils permettra de réduire ces contraintes Le projet est mené en étroite collaboration avec le groupe animation pour être sûrs que ce qui sera mis en place correspond bien aux attentes des membres.

Ludovic : L'amélioration des outils, l'intérêt est assez évident. Mais quel est le besoin de modifier les méthodes de travail ?

Frédéric : il me semble évident que les deux vont ensemble. Améliorer ou inventer de nouvelles méthodes de travail permettra de gagner en efficacité. Par exemple : faire la session de points forts/points de vigilance à la fin d'un évènement permet d'identifier immédiatement ce qui s'est bien passé et ce qui doit être amélioré. Et donc de pouvoir préparer le prochain évènement en tenant compte des points de vigilance. Et puis nous ne pouvons pas avoir les mêmes méthodes à 4 000 membres qu'à 5 membres comme en 1996 :).

Xavier : Oui, on se méprendrait à considérer la technologie comme seul élément ici. Si les outils sont ce qu'ils sont, ce n'est pas un hasard, ils correspondent à une certaine culture, très informaticienne, et héritée des méthodes liées à la taille réduite de l'association à ses débuts. C'est le positionnement même de l'April vis-à-vis de ses bénévoles qui est en train d'être revu.

Ludovic : En tant que délégué général, quels sont les outils et méthodes qui te manquent personnellement ? Plus globalement pour l'ensemble des permanents ?

Un vrai bon outil de travail collaboratif qui tienne compte des différences culturelles et techniques, mais ça n'existe pas encore :). Aujourd'hui nous avons des tas d'outils différents qui ne communiquent pas forcément bien entre eux et c'est une perte de temps et d'énergie. J'espère que le projet de refonte apportera des réponses.

Ludovic : Merci Frédéric et Xavier pour les deux heures que vous venez de nous consacrer. Le mot de la fin ? Quelque chose à ajouter ?

Xavier : Merci d'avoir suivi jusqu'ici :)

Frédéric : L'une des forces de l'April est d'avoir toujours su s'adapter et monter en puissance. Le groupe animation et le projet de refonte des méthodes et du SI vise à donner les moyens d'avoir une April à 5 000 puis 10 000 membres. C'est un défi sympa pour les années à venir :).

Xavier : Si les échanges qui ont eu lieu vous ont intéressés, je vous encourage vivement à jeter un oeil au portail du groupe sur le wiki http://wiki.april.org/w/Cat%C3%A9gorie:Animation et à rejoindre la liste de diffusion du groupe animation. Il y a effectivement beaucoup à faire, à réfléchir et à inventer ;p.

Ludovic : La causerie suivante sera consacrée à un sujet indéterminé à l'heure actuelle (des causeries vente liée, VideoLAN et FreeSoftwarePact.eu (déclinaison de Candidats.fr pour les européennes) sont en préparation), à une date qui sera précisée ultérieurement. D'ailleurs si vous avez des propositions de sujet et d'intervenant, elles sont les bienvenues (causerie@april.org).

Ludovic : Note : merci à tous ceux qui ont envoyé des questions par courriel et IRC.